Belegprüfung

Sachverständiger für Betriebskostenabrechnungen, Heizkostenabrechnungen, WEG

Fachwissen in allen Fragen zu Abrechnungen und Messgeräten
für private und gewerbliche Kunden
Belegeinsichtnahme (Buch- oder Rechnungsprüfung)

In manchen Fällen kann es erforderlich sein, die einer Abrechnung zu Grunde liegenden Belege zu prüfen.

Gerade hierbei ist ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Daten besonders wichtig!

Als unabhängiger Sachverständiger bin ich zur Verschwiegenheit verpflichtet und behandle jeden Vorgang vertraulich. Darüberhinaus können Sie jederzeit entscheiden, ob meine Tätigkeit für andere "sichtbar" sein soll oder ob ich ausdrücklich nur im "Hintergrund" für Sie agieren soll.

wann ist eine Belegeinsichtnahme bzw. Belegprüfung sinnvoll?

für Mieter (privat & gewerblich) und Miteigentümer

Der Verdacht, dass in einer Abrechnung höhere Kosten verteilt werden als tatsächlich angefallen sind, ist der zweithäufigste Grund, weshalb sich Abrechnungsempfänger an mich wenden.

Mein Grundsatz ist, dass ich mich zunächst in die Abrechnungsunterlagen einlese, bevor ich eine Belegeinsichtnahme empfehlen kann.

Erst dann, wenn ich zu dem Schluss komme, dass einzelne Kosten tatsächlich nicht plausibel oder ungewöhnlich hoch ausgefallen sind, spreche ich eine Empfehlung aus.

Es ist selbstverständlich, dass nur durch eine Belegeinsichtnahme festgestellt werden kann ob die abgerechneten Kosten tatsächlich in der gegebenen Höhe angefallen sind und - falls dies nicht der Fall sein sollte - ob die falsch ermittelten Kosten auf vermeidbaren Fehlern oder schlimmstenfalls auf einer Betrugsabsicht beruhen.

Das Recht, im Zweifelsfall sämtliche Belege einsehen zu können, steht sowohl Mietern (privat oder gewerblich) als auch Miteigentümern innerhalb einer Eigentümergemeinschaft zu.

Wer diese Belegeinsichtnahme selbst vornehmen möchte, steht vor diversen Fragen und Herausforderungen:

  • wann und wo kann/muss eine Belegeinsichtnahme erfolgen?
  • habe ich ein Anrecht darauf, dass mir Kopien zugeschickt werden?
  • darf ich die Belege fotografieren / einscannen / kopieren?
  • mit wievielen Aktenordnern an Unterlagen muss ich ggf. rechnen?
  • wie lange habe ich überhaupt Zeit um die Belege zu prüfen?
  • schaffe ich es überhaupt, jeden Beleg im Detail zu prüfen und erkenne ich alle Besonderheiten?

    Um sicherzustellen, dass hierbei nichts schief geht, sollte die Belegprüfung durch einen Experten erfolgen!

    für Verwalter von Eigentümergemeinschaften ohne Verwaltungsbeirat

    In einer von Ihnen betreuten WEG existiert kein Verwaltungsbeirat der die Prüfung der Abrechnungsunterlagen (Buchungsstapel, Kontobewegungen und Kontostände, Verteilungsgrundlagen, etc.) durchführt?

    Ich übernehme diese verantwortungsvolle Tätigkeit stellvertretend für die jeweiligen Eigentümer bzw. den Verwaltungsbeirat und erstelle entsprechende Prüfberichte welche Sie als Grundlage für die Genehmigung der Abrechnungen verwenden können.

    Die Prüfung der Belege kann entweder in Ihren Büroräumen, durch die zur Verfügungstellung der Akten (Postversand) oder papierlos (z.B. durch den Austausch von Datenträgern) erfolgen.

    welche Leistungen beinhaltet eine Belegprüfung?

    bei Betriebskostenabrechnungen

    Die Belegeinsichtnahme und Prüfung bei einer Betriebskostenabrechnung umfasst folgende Bereiche :

  • Prüfung sämtlicher Versorger-Rechnungen (Wasser, Strom etc.)
  • Prüfung sämtlicher Dienstleistungs-Rechnungen (Versicherungen, Hausmeister, Gebäudereinigung, Müllabfuhr usw.)
  • in Gewerbeobjekten: Prüfung sämtlicher Rechnungen für Instandhaltungen, Instandsetzungen, Verwalterhonorare / Centermanagement etc.
  • gewissenhafte Prüfung jedes einzelnen Dokuments
  • Beweissicherung, Digitalisierung von Unterlagen
  • Ausarbeitung von Prüfberichten oder Gutachtendokumenten
  • auf Ihren Wunsch: Ortstermine zur Belegeinsichtnahme in den Geschäftsräumen der Immobilienverwaltung bzw. beim Vermieter / Eigentümer
  • auf Ihren Wunsch: Korrespondenz mit der Immobilienverwaltung, Vermieter / Eigentümer, sämtlichen Unternehmen deren Rechnungen als Abrechnungsgrundlage verwendet wurden
  • auf Ihren Wunsch: Prüfung, ob die berechneten Kosten für Dienstleistungen etc. wirtschaftlich sind / waren ; Einholung von Vergleichsangeboten etc.
  • bei Heizkostenabrechnungen

    Die Belegeinsichtnahme und Prüfung bei einer Heizkostenabrechnung umfasst folgende Bereiche :

  • Prüfung sämtlicher Versorger-Rechnungen (Wärme, Strom etc.)
  • Prüfung sämtlicher Dienstleistungs-Rechnungen (Schornsteinfeger, Heizungswartung, Messdienstleister usw.)
  • Prüfung von Ablesebelegen und technischen Grunddatenblättern (für einzelne Wohn- und Nutzeinheiten oder die gesamte Liegenschaft)
  • gewissenhafte Prüfung jedes einzelnen Dokuments
  • Beweissicherung, Digitalisierung von Unterlagen
  • Ausarbeitung von Prüfberichten oder Gutachtendokumenten
  • auf Ihren Wunsch: Ortstermine zur Belegeinsichtnahme in den Geschäftsräumen der Immobilienverwaltung bzw. beim Vermieter / Eigentümer
  • auf Ihren Wunsch: Korrespondenz mit der Immobilienverwaltung, Vermieter / Eigentümer, sämtlichen Unternehmen deren Rechnungen als Abrechnungsgrundlage verwendet wurden
  • auf Ihren Wunsch: Prüfung, ob die berechneten Kosten für Dienstleistungen etc. wirtschaftlich sind / waren ; Einholung von Vergleichsangeboten etc.
  • bei WEG-Abrechnungen (Hausgeld, Jahresabrechnungen)

    Die Belegeinsichtnahme und Prüfung bei einer Betriebskostenabrechnung umfasst folgende Bereiche :

  • Prüfung der Heizkostenabrechnung (siehe Heizkostenabrechnung)
  • Prüfung der Betriebskosten (siehe Betriebskostenabrechnung)
  • Prüfung der nicht umlagefähigen Betriebskosten, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren etc.
  • Prüfung sämtlicher Kontoblätter, Kontoauszüge, Kontosalden
  • gewissenhafte Prüfung jedes einzelnen Dokuments
  • Beweissicherung, Digitalisierung von Unterlagen
  • Ausarbeitung von Prüfberichten oder Gutachtendokumenten
  • auf Ihren Wunsch: Ortstermine zur Belegeinsichtnahme in den Geschäftsräumen der Immobilienverwaltung bzw. beim Vermieter / Eigentümer
  • auf Ihren Wunsch: Korrespondenz mit der Immobilienverwaltung, Vermieter / Eigentümer, sämtlichen Unternehmen deren Rechnungen als Abrechnungsgrundlage verwendet wurden
  • auf Ihren Wunsch: Prüfung, ob die berechneten Kosten für Dienstleistungen etc. wirtschaftlich sind / waren ; Einholung von Vergleichsangeboten etc.

  • Meine Expertise - über 15 Jahre Erfahrung in der Erstellung und Prüfung von Abrechnungen

    BDSH e.V.

    geprüfter Sachverständiger - Bundesverband für Sachverständige des Handwerks (BDSH e.V.)

    Campus-EW GmbH

    Partner und Dozent bei der Campus-EW GmbH - Ihre Experten aus der Energiewirtschaft

    Europäisches Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilenwirtschaft (EBZ)

    Dozent beim Europäischen Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft (EBZ)

    Industrie und Handelskammer für die Pfalz (IHK)

    Dozent bei der Industrie und Handelskammer für die Pfalz (IHK)
     

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